POC Automatisation de 2 processus comptables

Directions financières, DSI & responsable labs innovation, Finance, Labs d'innovation et DSI, Smart automation

Leurs objectifs

Ce leader du e-commerce en France souhaite lancer une expérimentation sur l’automatisation de processus Finance dans un contexte de recherche d’efficacité opérationnelle, de pérennisation de savoir-faire et d’industrialisation de ses processus.

Dans le cadre de cette expérimentation, deux processus ont été identifiés : le premier sur le processus d’imputation des factures de frais généraux, et le second sur la gestion des écarts prix sur factures des commandes en Drop Shipping.

Les objectifs :

Confirmer l’applicabilité de la RPA dans le contexte de la Direction Financière.
Mesurer les gains d’efficacité opérationnelle et de qualité de ces processus pilotes en condition réelle de production.
Etablir un retour d’expérience permettant d’engager une démarche généralisée sur les processus Finance du Groupe.

Leurs défis

Nos aventures collectives

Découvrir et analyser

Comprendre les usages et les modes opératoires des deux processus étudiés.
Identifier les données entrantes, les règles de gestion, les exceptions.
Approfondir les activités génératrices de valeur et les irritants métiers.

Définir la cible du POC

Récolter les volumétries des processus : charges de travail, cas et jeux de données représentant les principaux volumes de travail.
Converger vers un périmètre restreint à expérimenter, en excluant les exceptions et les règles trop complexes.

Co-construire

Formaliser le processus AS IS, et le processus TO BE intégrant les activités portées par le robot logiciel et les impacts sur les flux entrants et les règles de gestion notamment.

Concevoir le robot et le porter en conditions réelles d'utilisation

Paramétrer le robot logiciel, et mener une approche itérative avec démonstration pour familiariser les opérateurs.
Assister les utilisateurs lors du testing et notamment sur les modifications apportées aux processus de gestion.

Faire un retour d'expérience

Dégager collectivement un retour d’expérience factuel et étayé des deux processus pilotes.
Déceler les opportunités et les limites pour nuancer l’exercice.

Nos réussites

10

semaines de projet. Pour sensibiliser et embarquer des équipes dans la découverte de l'automatisation

3

semaines d'expérimentation. Pour déployer des robots logiciels en condition réelle de production sur une période significative

2

sprints pour la conception et paramétrage des robots logiciels

5x

Tâches réalisées 5 fois plus vite qu'en mode manuel, avec un robot utilisé à 6% de sa capacité nominale

// Témoignage

La patte Kaora

« Notre positionnement Orga / Process / SI, nous permettant : de comprendre et d’appréhender les problématiques opérationnelles lors de nos échanges avec les métiers, de projeter l’arrivée d’un robot logiciel dans l’organisation du travail des équipes, et de mettre en oeuvre la technologie Ui Path. »

Simon Lhermite

Consultant Kaora Partners

// Expertises

Nos expertises associées

Smart Automation

L’automatisation peut libérer un temps considérable à vos équipes et les aider à apporter toujours plus de valeur à votre organisation ! De la sensibilisation à l’industrialisation, nos explorers sont à vos côtés, sur UIPath & Microsoft Power Automate.

Je découvre —

Finance

Comptabilités auxiliaires et générale, Contrôle de gestion, Trésorerie… L’expertise métier la plus développée chez Kaora ! Faisons évoluer ensemble vos métiers et vos outils, en réinscrivant la Finance au coeur de l’organisation.

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Vous avez déjà identifié des activités à automatiser, ou vous vous questionnez sur la démarche à suivre pour « scaner » vos activités métiers, vérifier l’elligibilité de vos processus, ou encore de monter un dossier de décision, voir de passer à l’échelle. Parlons-en.