Comment Angers-Loire-Métropole a changé d’approche pour repenser son SI Achat
Dans cet entretien recueilli par Hugo Benoist, Julien Laforêt et Florent Sola, explorers Kaora Secteur Public et Produit, les équipes Angers-Loire-Métropole reviennent sur comment elles ont changé d’approche pour choisir leur nouveau SI ACHAT et ce qu’elles en ont retiré.
Qui êtes vous ?
Je suis Myriam Boussin, directrice de la commande publique de la ville d’Angers et de la communauté Urbaine d’Angers Loire Métropole. Je suis la directrice du projet de SI Achat, accompagnée par le chef de projet, Mohamad Sarraj, acheteur dans la direction.
Pourquoi avez-vous lancé votre projet ?
Nous avons lancé notre projet d’acquisition d’un nouveau SI ACHAT afin de pouvoir disposer d’un nouvel outil, agile et engagé dans la construction de la fonction achat pour :
- Améliorer notre organisation autour de la commande publique : fluidité des échanges, meilleure planification, meilleur suivi et meilleur traitement des informations tout au long de la vie des contrats,
- Améliorer la transparence et la performance des achats : aide au pilotage de l’activité, meilleur suivi et évaluation des fournisseurs, partage des informations en « temps réel », reporting sur les indicateurs de la politique d’achat.
- Professionnaliser l’achat et améliorer la collaboration avec les acteurs sur toute la chaîne de l’achat
- S’inscrire dans la transformation numérique de la commande publique en lien avec la mise en œuvre des obligations règlementaires du « tout démat »
Au-delà de ces objectifs, nous avions à cœur de pouvoir relever le défi du « projet participatif » car il bénéficie à tous ceux qui passent et exécutent des marchés dans nos 2 collectivités.
Qu’avez-vous fait pour y arriver ?
Nous avons débuté par une phase de co-définition des besoins. Nous avons impliqué l’ensemble des services concernés par l’achat public, afin que chacun se sente concerné et écouté.Par exemple, nous avons mené avec Kaora des ateliers collaboratifs, pour faire exprimer le vécu des différents acteurs de la chaine de l’achat, et cerner les attendus et les priorités pour chacun.
Kaora nous a guidés étape par étape avec une méthode itérative, en s’appuyant sur Miro, un outil collaboratif qui a bluffé les participants !
En effet, malgré la contrainte du distanciel, nous arrivions à faire participer tout le monde, à maintenir l’intérêt – d’habitude très difficile à voir sur des ateliers de 2-3h – et à voir se construire en temps réel sous nos yeux la vision partagée des différents acteurs.
Puis, nous avons priorisé nos besoins. C’est une étape indispensable, car après nous être accordés le temps de « rêver au grand soir », nous avions conscience qu’il fallait revenir vite à la réalité du terrain et des éditeurs pour ne pas créer la frustration.
Nous avons alors, avec Kaora, utilisé différentes techniques de priorisation, pour obtenir une sorte de « longue vue » dans laquelle nous avons programmé nos besoins, du plus court au plus long terme, avec priorité immédiate donnée aux besoins essentiels.
Ce travail de recherche de l’essentiel nous a permis d’entrer avec Kaora dans une phase de rencontre structurée avec les différents éditeurs de SI achat public, puis au vu des possibilités de ces derniers, d’affiner notre besoin et notre priorisation, avant d’élaborer le cahier des charges fonctionnel.
Dans cette phase, l’œil externe des explorers Kaora, qui connaissent bien le monde des éditeurs dans le domaine de l’achat public, nous a permis de nous attacher concrètement à ce qui était le plus important et le plus réalisable.
Qu’avez-vous obtenu comme résultats ?
Nous n’avons pas encore fait l’acquisition d’un nouvel outil d’information achat, et n’avons donc pas pu mesurer à ce jour l’atteinte des résultats, les achats de solutions logicielles à Angers ayant été reportés sous l’effet de la forte mobilisation de notre Direction des Systèmes d’Informations face à la cyberattaque que nous avons subie.
Cela étant, nous n’avons pas fait ce travail pour rien.
Le premier succès a été l’implication des équipes métiers concernées, leur participation à l’élaboration des besoins, et l’intérêt qu’elles ont porté à la co-construction.
Le deuxième succès réside dans la capacité que nous avons eue de travailler tous ensemble, malgré le distanciel et les différences de chacun, et de rester engagés dans la voie de l’intérêt commun jusqu’à l’écriture du cahier des charges.
Le troisième succès a été, après les rencontres avec les éditeurs, d’avoir créé une feuille de route avec des horizons clairs, qui combine l’intérêt et la faisabilité.
C’est un travail qui sera très utile pour pouvoir choisir demain et démarrer sereinement la phase d’implémentation avec nos équipes lorsque le moment sera venu.
Si vous aviez une baguette magique, que feriez-vous différemment ?
Nous aurions sans doute dû chercher les ambassadeurs du projet dans la collectivité et nous appuyer sur eux tout au long de l’étude pour faire la promotion du projet car même s’il présente un grand intérêt pour toutes les directions acheteuses, il n’est pas forcément encore perçu comme tel par tout le monde.
Il est également important d’avoir un ambassadeur du projet parmi les élus. L’acquisition d’un SI achat est plus que jamais nécessaire pour permettre et éclairer les choix de nos décideurs publics dans le contexte de crise et d’incertitude que nous connaissons aujourd’hui.
Et pour la suite, que visez-vous ?
Forts du travail réalisé, nous repartirons à la conquête de la Direction des Systèmes d’Informations pour voir enfin arriver le moment où nous aurons le feu vert pour lancer la consultation sur la base du cahier des charges fonctionnel élaboré avec l’aide précieuse de KAORA, et pour implémenter le SI Achat dans l’état d’esprit collaboratif qui a présidé à l’étude, en mettant l’accent sur l’accompagnement du changement !
Retrouvez toutes les actualités d’ Angers-Loire Métropole sur leur site internet et sur le site Kaora d’autres actualités et missions autour du Secteur Public, de l’accompagnement au choix des SI de gestion et de l’Approche Produit !
